Absenteeism (İş Yerinde Devamsızlık)- Nedenleri ve Önleme Yöntemleri

Yazan: Gene Levine

Çeviren: Didem Arslanbaş

Soru: Defalarca iş yeri devamsızlık oranımızı %12’den % 6 Ya indirmeye çalıştık. Ancak başarılı olamadık. Hedefimize ulaşmak için bize neler önerebilirsiniz?

Cevap: İlk önerim yıllık iş yeri devamsızlık oranı  % 6 değil %3 olmalıdır. Bu hedef size bazı işler yüklese de gerçekleştirilebilir bir hedeftir.

Ancak ilk önce bir analize başlamadan önce “devamsızlık” kelimesinin tanımını ortaya koymalıyız. Devamsızlık tatiller haricinde bir çalışanın belirlenen resmi çalışma saatlerinde iş yerinde olmamasıdır. Devamsızlık oranı devamsızlık yapılan iş günlerinin toplam çalışma günlerine bölünmesiyle hesaplanır.

Devamsızlık Oranı: Devamsızlık yapılan iş günü sayısı / (Çalışan sayısı) x (Toplam iş günü) x 100

Örnek:

a. İş yerindeki ortalama çalışan sayısı                                               100

b. Belirlenen zaman dilimi içindeki iş günü sayısı                            20

c. Toplam iş günü sayısı (a x b)                                                         2000

d. Belirlenen zaman dilimi içindeki devamsızlık sayısı                    93

e. Devamsızlık oranı (d/c) x 100                                                       % 4,65

İş yerinde devamsızlık kurumlar için bir hastalıktır. Aşırı devamsızlığı önlemek için, yöneticilerin sorunu tanımlamaları ve uygun çözüm yollarını uygulamaları gerekir.

Ana Nedenleri Ortaya Koyma

Başarılı bir devamsızlık azaltma programı uygulamanız için öncelikle kendi kurumunuzda devamsızlığın temel nedenlerini ortaya koymalısınız. Aşağıdaki soruları düşünün, cevaplar ile boğuşurken probleminize çözüm olacak pek çok yolun farkına varacaksınız.

Problemin köküne inmek

1-      Neden şu andaki devamsızlığı önleme çalışmalarınız işe yaramıyor?

Devamsızlık önleme çalışmaları etkinlikleri açısından çeşitlidir. Etkisiz olan çalışmaların genellikle ortak bir noktası yoktur: sadece devamsızlık yapılmasına göz yumulur.

2-      Aşırı devamsızlık ne zaman ve nerede görülür?

Araştırmalar gösteriyor ki devamsızlığın temel nedeni birim yetkililerinden kaynaklanıyor. Bu yüzden % 3 oranından daha fazla devamsızlık eğilimi olan kurumlar bilmeliler ki birim yetkilileri bunun oluşmasına izin veriyorlar. Bu yüzden öncelikle belli bir birim yetkilisine bağlı olarak çalışan kişilerin devamsızlık oranı kontrol edilmelidir ve sorunun bir ya da iki yetkilinin çevresinde meydana gelip gelmediği kontrol edilmelidir. Eğer sorun bu ise çalışmalara başlayabilir ve birim yetkilisi ile ilgili sorunu giderebilirsiniz. Ancak devamsızlık sorunu tüm birimlerde ortak bir şekilde dağılmış ise diğer sebepleri araştırmalısınız.

3-      Devamsızlığın gerçek nedeni nedir?

İnsan odaklı şirketler çalışanlarının görüşleri hakkında çok hassastırlar. Ortak konular hakkında çalışanların fikirlerini alırlar. Yapılan bir araştırmada iş verenler çalışanlara aşırı devamsızlığın nedenini soruyorlar. Pek çok şaşırtıcı cevap alınıyor: düşük ücret, sosyal desteğin azlığı, aşırı iş yükü ya da hastalıklar gibi akla hemen gelen cevapları sıralamıyorlar. Bunun yerine; düşük iş tatmini, çalışma koşulları standartlarının düşük olması, üstler tarafından çalışanlara eşit davranılmaması çalışanlar tarafından aşırı devamsızlığın nedeni olarak gösteriliyor.

Çalışanların cevapları gösteriyor ki, sıkıcı işler ve yetkililerden/ iş ortamlardan hoşnut olmamak işe mazeret bildirerek gelmemeye neden oluyor. Eğer çalışanlarınız ihtiyaçlarını umursamadığınızı düşünüyor ise motive olmak da zorlanacaklardır. İş yerinde aşırı devamsızlığı çözmenin bir yolu birim yetkililerinize aşırı devamsızlığın nedenini ve nasıl önleyebileceğinizi sormaktır. Ancak yetkililer bu konu ile ilgilenmiyorlarsa bu sorunun önlenmesi için de çözüm üretemezler. Ancak bu soruyu sormak yetkililerden bu sorunun çözümlenmesi için katkı beklediğinizi göstermeniz için gereklidir.

4-      Aşırı devamsızlığın önlenmesi için ne kadar süre yetkililerime eğitim vermem gerekiyor?

Eğer yetkililerinizin size anlamlı çözümler üretmede yetersiz kaldığını hissediyorsanız kendi çözümlerinizi üretmelisiniz. Kendinize sorun, “yetkili kişilere devamsızlığın önlenmesi ve insan kaynakları yönetimi konusunda ne kadar eğitim verdim?” Eğer cevabınız çok az ya da hiç ise çözümünüz çok da uzakta değildir. Bir kişiye yetkin olmadığı bir konu hakkında soru sormamalısınız. Eğer iş yerinde aşırı devasızlık sorununuz var ise temel nedenleri çözerek işe başlayabilirsiniz: yetersiz eğitilmiş yetkililer, yetersiz iş koşulları. Bu alanlarla ilgili çalışma yapmadığınız takdirde aşırı devamsızlık devam edecektir.

Bir dahaki sefere hiçbir fırsat penceresinin kendiliğinden açılmayacağını hatırlayın.